Uso
de Access
-Una base de datos de Microsoft Access es un
conjunto de información relacionada con un tema o propósito particular.
-El primer paso que debe seguir para la
creación de bases de datos consiste en crear tablas.
-Cualquiera que sea la información que tenga,
necesita una o más tablas en la base de datos para almacenar dicha información.
-Una vez que tenga sus tablas, puede crear
consultas, formularios, informes y otros objetos que le ayuden a usar sus
datos.
Instalación de Access
La instalación de
la versión 2.0 de Access requiere lo siguiente:
Procesador 80386 o
superior.
Disco Duro con 19 megabytes de espacio libre (instalación normal).
Mouse u otro dispositivo o señalador compatible.
Pantalla VGA o superior.
6 Mb de memoria RAM (se recomiendan 8 Mb o más).
Microsoft Windows versión 3.1 o superior, Windows NT o Windows para trabajo en grupo.
Disco Duro con 19 megabytes de espacio libre (instalación normal).
Mouse u otro dispositivo o señalador compatible.
Pantalla VGA o superior.
6 Mb de memoria RAM (se recomiendan 8 Mb o más).
Microsoft Windows versión 3.1 o superior, Windows NT o Windows para trabajo en grupo.
Tablas
Una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema
específico. Los datos de la tabla se representan en columnas (llamadas campos)
y filas (llamadas registros).
En una tabla, un campo es una categoría o tipo de
información. Pueden ser nombres de empresas, fechas de contratación de
empleados, precios de productos, etc.
Formularios
Un formulario es, por lo general, un buen diseño para
introducir, cambiar y ver los registros de su base de datos.
Al abrir un formulario, Access recupera los datos
deseados de las tablas y los presenta de acuerdo con su diseño ya sea en la
pantalla o en formato impreso.
En un formulario se muestran determinados registros,
con un diseño personalizado.
Informes
Un informe se utiliza para representar los datos en
una página impresa y para mostrar los subtotales y totales correspondientes a
todo un conjunto de registros.
Los informes se pueden presentar con un diseño
personalizado.
Nota: Una B.D. puede contener o no cualesquiera de
estos objetos, pero al menos debe contener una tabla.
Pasos para crear una base de
datos
1- Haga clic en el botón Abrir base de datos, de la barra de herramientas
(o bien en el menú Archivo, elija Abrir base de datos (ver fig. 5)).
2- Aparecerá la caja de diálogo Abrir base de datos (ver fig. 6). Para
abrir la base de datos con acceso de sólo lectura, seleccione la opción Solo
lectura en el cuadro de diálogo Abrir base de datos. Este modo de acceso le
permite ver pero no modificar los datos y objetos de la base de datos.
3- Para abrir la base de datos con acceso exclusivo, seleccione la opción
Exclusivo. Este modo de acceso impide que otros usuarios modifiquen los datos y
objetos en la base. Desactive esta opción para compartir los datos en un
entorno multiusuario.
Diseñar una base de datos
En una base de datos relacional, como las que se crean
con Access, la información sobre diferentes temas se almacena en tablas
separadas. Para reunir la información de una manera significativa, deberá
indicar a Access cómo se relacionan entre sí los diferentes temas.
Para diseñar una base de datos:
- Determine
el propósito de la base de datos. Esto le ayudará a decidir qué se desea
almacenar.
- Determine
las tablas: Divida la información en diferentes temas, como por ejemplo,
empleados o pedidos. Cada tema será una tabla de la base de datos.
- Determine
los campos: Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada
campo se muestra como una columna en la tabla. Por ejemplo, un campo de la
tabla Empleados podría ser Apellidos y otro podría ser Fecha de
Contratación.
- Determine
las relaciones entre la información: Examine cada tabla y decida cómo se
relacionan los datos de cada tabla con los datos de las otras tablas de la
base de datos. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas si es
necesario.
- Defina las
relaciones entre las tablas.
- Refine su
diseño: Asegúrese de que el diseño no tenga errores. Cree las tablas y
algunos registros de datos como muestra. Vea si obtiene los resultados
deseados y haga los ajustes necesarios.
Uso de los
Asistentes de Access para crear objetos
Al crear una nueva tabla, consulta, formulario o
informe, Access presenta un cuadro de diálogo donde puede elegir si desea
comenzar con un objeto en blanco y crearlo usted o, por el contrario, si desea
utilizar un Asistente de Access como ayuda para crearlo (ver fig. 8).
Un Asistente de Access es como un experto en bases de
datos que hace ciertas preguntas acerca del objeto deseado y después lo crea
basándose en sus respuestas.
Juan esteban arias Sánchez
Octavo A
2016
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